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會議預約管理系統,能解決企業會議上的哪些問題?

發布時間:2022-08-12 15:48:40 人氣: 作者:廣州銘視

  會議室是每個企業設施必不可少的一個部分,日常會議是必要的一個工作環節,是企業發展交流成長的平臺,可想而知,會議室對于一個企業來說是多么重要。不過很多企業都會存在這種問題,會議室使用不規范、出現使用沖突、資源浪費等問題,有時會議室一直空著,有時又出現同個時間段都要用會議室,會議安排、會議室使用協調上出了問題。為了避免出現這樣的情況,針對企業會議室管理,市面上推出了一款會議預約管理系統。

  尤其是大型企業集團,部門員工人數眾多,對會議室的需求量大,如果單純靠人工管理會議室,安排會議室、提供會議資源,只能通過人跟人之間的口頭溝通,或者書面溝通,工作量大且容易出現失誤。再加上會議室數量多,不能一下統計好每個會議室的預約使用時間,有些預約了會議室,又因為事情耽誤了,要延遲,導致資源浪費,這對于行政人員也是件頭疼的事。
                                                               會議室預約系統

  雖然有些企業已經開始用智能化辦公系統,或者是專人管理,通過電腦數據可以將會議室管理更精準化些,但是還不足以真正對會議室管理起到決定性的作用。加上現在企業都有自己的微信公眾號、釘釘、OA辦公系統、郵件系統、中控系統等,會議室預約管理系統還支持與第三方系統聯動,實現統一運營管理,真正意義上的智慧化辦公。

    綜合部門辦公室、人員座位、時間、工作安排上,會議組織者很難對所有員工的時間、會議需求全面掌控,有時會導致會議預約后,不能及時開始,會議組織效率低。會議預約系統,待會議申請審批通過后,系統會以短信或者郵件的方式,發送會議參加通知給每位參會人員,提醒參會人員準時參加。會議開始提前到場,二維碼或者人臉方式進行會議簽到,系統統計到場參會人員。

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